4月も20日になりました。新入社員の方も、少しずつ新しい環境に慣れてきたころでしょうか。
新入社員がまず覚えなければならないことの一つが、電話の応対ですよね。
最近は、携帯電話で友人とはやりとりするけれども、固定電話でのフォーマルな電話のやり取りには慣れていない方も多いと聞きます。
でも、電話の応対は会社の基本。
相手を待たせてしてしまったり、失礼な応対をしては、会社のイメージを傷つけることにもなります。
新人社員のみなさんは、最初は電話の取り次ぎや、不在の社員への伝言メモを書くことが中心になると思います。
取次ぎは、それぞれのオフィスで教えてもらえると思いますが、伝言メモについては、意外と決まったフォーマットのないオフィスも多いもの。
適当なメモ帳にその都度書いていては、時間も手間もかかってしまいますし、書き漏れがあるかもしれません。
電話取次ぎメモ
そこで、電話取次ぎメモ帳を使ってみてはいかがでしょう？
・「誰から」「誰宛に」電話があったか
・「折り返し電話が必要なのか」「その場合の連絡先」
・「いつ」「誰が」電話を受けたのか
・「その他伝言メモ欄」
など、必要最低限の項目がコンパクトにまとまった、名刺サイズの電話取次ぎメモ帳です。
A4用紙で10件分作れます。
あらかじめ印刷して、切り取って電話のそばに用意しておけば、いざ電話がかかってきたときにもあわてずにすみますし、
このように記入すべき項目がフォーマットになっていると、書き漏れを防止できます。
オフィスによって必要な内容が違う場合は、ダウンロードしたWordファイルをアレンジしてご利用ください。
◆電話取次ぎ・伝言メモ テンプレート◆
【用紙サイズ】 A4 10面タイプ（切り取り後：90×55mm）
【対応用紙】ヒサゴ ビジネス名刺10面／ヒサゴ 名刺・カード10面など